Bevor sie zum Problem werden
E-Rechnungen prüfen
Fehlerhafte E-Rechnungen automatisch erkennen und zurückweisen
Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme – ganz ohne Programmierung
Prüfung ohne manuelle XML-Kontrolle
Auf den ersten Blick korrekt?
4 von 5 E-Rechnungen sind fehlerhaft
Die Einführung der gesetzlichen E‑Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor eine neue Aufgabe: Digitale Rechnungen müssen nicht nur empfangen, sondern zwingend auf ihre Konformität kontrolliert werden. Denn rund 80 % aller E-Rechnungen enthalten Fehler.
Gerade bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD kann das zum Problem werden. Der sichtbare PDF-Beleg wirkt zunächst korrekt, während der zugrunde liegende XML-Datensatz fehlerhafte oder unvollständige Angaben enthält. Was auf dem Bildschirm richtig aussieht, muss noch lange nicht den tatsächlichen Rechnungsdaten entsprechen. Fehler können an ganz unterschiedlichen Stellen im Datensatz verborgen sein – und bei einer reinen Sichtprüfung unentdeckt bleiben. Dazu gehören beispielsweise:
- Falsche Steuersätze oder Summen
Abweichungen in den Rechnungsdaten bleiben bei einer reinen Sichtprüfung möglicherweise unbemerkt.
- Fehlende Pflichtangaben nach §14 UStG
Formale Mängel können die weitere Verarbeitung und steuerliche Anerkennung gefährden.
- Nicht konformes Format (z. B. falsches ZUGFeRD-Format)
Eine E-Rechnung kann technisch vorliegen, ohne den erforderlichen Vorgaben zu entsprechen.
Gezielte Validierung
Handeln statt Riskieren
Wer solche Belege verbucht, riskiert neben steuerlichen Nachteilen durch den Verlust des Vorsteuerabzugs auch falsche oder verzögerte Buchungen: Das führt zu zusätzlicher Nacharbeit und Korrekturschleifen. Genau deshalb braucht es einen prozesssicheren Validierungsansatz, der Rechnungen bereits im Ein- und Ausgang systematisch auf Konformität prüft – bevor sie weiterverarbeitet werden.
Mit unserer KI-basierten E-Rechnungsverarbeitung (E-Invoice Validation) können Sie sowohl eingehende als auch selbsterzeugte E-Rechnungen automatisiert gegen offizielle Standards wie EN-16931 oder X-Rechnung verifizieren. So stellen Sie sicher, dass ausschliesslich valide Daten die eigenen Kernsysteme sowie die Ihrer Kunden erreichen – ohne manuelle Code-Analyse und ohne Aufwand für Ihre Mitarbeiter*innen.
Von Eingang bis ERP vollautomatisiert
Eingangsrechnungen sicher verarbeiten
Smarte Validierung & Fehlerschutz im Rechnungseingang
Überlassen Sie die Qualitätskontrolle durchdachten Algorithmen, bevor fehlerhafte Datensätze Ihre Buchhaltung erreichen:
Echtzeit-Validierung (KOSIT & Mustang): Automatische Konformitätsprüfung eingehender XML-Daten nach aktuellen EN-16931-Standards und den deutschen X-Rechnungs-Vorgaben.
Vorgelagertes Clearing (Abweisung): Ungültige E-Rechnungen werden direkt am Prozessstart erkannt und automatisiert abgewiesen. Das hält Ihre nachgelagerten ERP- und Buchhaltungssysteme sauber.
Transparenter Prüfbericht: Detaillierte Validierungsreports sorgen für lückenlose Nachvollziehbarkeit bei jedem einzelnen Beleg.
Präzise Datenextraktion & KI-gestützter Inhaltsabgleich
Strukturierte Datenextraktion: Präzises Auslesen von Kopf-, Fuss- und Positionsdaten, auch in Details.
KI-Inhaltsabgleich (optional): Ein intelligenter Abgleich vergleicht die visuellen PDF-Inhalte (OCR) mit den tatsächlichen XML-Strukturen, um versteckte Abweichungen sofort aufzudecken.
Automatisierte Dublettenprüfung: Direkter Abgleich, z. B. von Kreditor, Rechnungsnummer und -summe bei Prozessstart durch Live-Datenzugriff auf Ihr ERP- oder FI-System.
ERP-Übergabe & Workflowstart
Die Möglichkeiten von ACTIWARE.IO/ELO BLP schaffen nahtlose Prozesse:
Validierung mit Unternehmensdaten
Start von Prüfungs-Workflows
Übergabe an ERP und FiBu
Optionen:
Visualisierung von X-Rechnungen
Schluss mit unübersichtlichen XML-Zeilen: Unser optionaler Prozessor übersetzt elektronische Codes in lesbare Belege. Flexible Templates bilden selbst anspruchsvolle Datenstrukturen visuell perfekt ab.
Wichtig zu wissen: Diese Funktion dient dem Komfort Ihrer Mitarbeiter*innen. Die steuerrechtliche Wahrheit liegt und bleibt im XML-Datensatz.
Ausgehende Rechnungen: Qualitätssicherung vor dem Versand
Ausgangsvalidierung: Sorgen Sie dafür, dass nur validierte Dokumente Ihr Haus verlassen. Wir prüfen Ihre ausgehenden Belege auf EN-16931-Konformität und verhindern Rückweisungen durch Ihre Kunden oder staatliche Clearing-Systeme.
Dokumentation & Compliance
Lückenlose Nachweisbarkeit
Nachweisbarkeit ist im modernen Invoicemanagement oberste Pflicht. Hier setzen wir neue Massstäbe für Ihre Betriebsprüfung:
Selbstdokumentierendes System: Die Plattform liefert die komplette Konfiguration und den Prozessnachweis. Einstellungen, Workflow-Modellierungen und Datenquellen werden lückenlos dokumentiert.
Starker Audit-Trail: Jede Verarbeitung, Validierung und Extraktion wird detailgenau festgehalten.
Vereinfachte Verfahrensdokumentation: Die Erstellung und Pflege der notwendigen Dokumente wird spürbar leichter. Sie sparen wertvolle Zeit und gewinnen Sicherheit für das nächste Audit.
Sie suchen eine umfassende Gesamtlösung inklusive Freigaben?
Bei dem Modul E-Invoice Validation handelt es sich um unseren Spezialisten für Validierung, Datenextraktion und vorgelagertes Clearing. Wenn Sie darüber hinaus den gesamten Rechnungsdurchlauf digitalisieren möchten, lässt sich das Modul nahtlos zu unserem vollständigen Eingangsrechnungsmanagement erweitern. Dieses deckt den gesamten Prozess ab – von mehrstufigen, KI-gestützten Freigabe- und Kontierungsworkflows bis hin zur rechtssicheren ECM-Archivierung und finalen ERP-Buchung.
Sie möchten mehr über E-Invoicing erfahren?
Jetzt unverbindliches Beratungsgespräch anfragen
Die digitale Transformation wirft Fragen auf. Wir begleiten Sie mit fundiertem Expertenwissen Schritt für Schritt ans Ziel. Gemeinsam analysieren wir in einem Qucik-Check Ihre Systemlandschaft, decken Optimierungspotenziale bei der Belegverarbeitung auf und definieren Ihren individuellen Einführungspfad, auf Basis leistungsfähiger Standards.
Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Produkten. Wir melden uns innerhalb von 24h bei Ihnen zurück.
