Bei einem erfolgreichen Unternehmen wie der Reclay Group ziehen komplexe Aufgaben und schnelles Wachstum ein nicht zu unterschätzendes Verwaltungswachstum nach sich.

Rund 160 unterschiedliche Dokumententypen pro Mandant – bei 6 vorhandenen Mandanten – sowie umfangreiche digitale und papierbasierte Dokumentenbestände sprechen für sich. Hinzu kommt die rechtliche Pflicht, Verträge zu archivieren, und von denen gibt es im Unternehmen reichlich. Die Verantwortlichen beschlossen zu handeln und ein Enterprise-Content-Management (ECM) einzuführen.

Es galt, die komplette IT nahtlos in das ECM zu integrieren, bei gleichzeitiger Abschaffung der Papier- und Fileserverablage. Prozesse sollten automatisiert und die Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden. Kurzum: das volle ECM-Programm.

Die Reclay Group nutzt das webbasierte CRM Selligent. Selligent ist mit AWELOS bidirektional in das ELO ECM integriert worden, das bedeutet, dass alle im Selligent erzeugten Dokumente automatisch in ELO übernommen und dort archiviert werden. Alle Informationen aus ELO werden darüber hinaus ganzheitlich auch in Selligent angezeigt: Mitarbeitende sehen dort beispielsweise Dokumente aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV oder auch Verträge und Angebote.

Hierzu ist natürlich ebenfalls das ERP-System Dynamics NAV über AWELOS mit ELO verzahnt worden. Alle in NAV erzeugten Dokumente werden über die automatische Druckdatenverarbeitung regelbasiert verarbeitet und im ELO ECM abgelegt. AWELOS integriert bei Reclay ganzheitlich auch Scandokumente zu Geschäftsvorfällen in NAV oder Selligent, das können z.B. Testierungen, Zertifikate, E-Mails oder aber auch Dialogdokumente aus dem Filesystem und Microsoft Office sein.

Um alle Anforderungen im Vorfeld zu erfassen und einen gelungenen Projektablauf zu ermöglichen, hat ACTIWARE im Vorfeld eine Aufnahme der komplexen Dokumentenorganisation und inhaltlichen Anforderungen durchgeführt. Schließlich setzt die Reclay Group keine NAV-Standard-Lösung ein, sondern eine individualisierte Branchenlösung, d.h. es mussten viele spezielle Tabellen, individuelle Logiken und Reports berücksichtigt werden. Aufgrund der Masse der Reports in NAV und der Anzahl der Dokumententypen und Mandanten war das Projekt eine Herausforderung: «Umso erstaunlicher, wie einfach letztendlich das im Fachkonzept und Projektplan vorgedachte mit AWELOS umgesetzt werden konnte», begeistert sich Michael Schwehn. Die Reclay Group bildet auch ihr Vertragsmanagement in ELO ab. Verträge sind jetzt mit ELO sicher archiviert. Dank Versionierung ist die Änderungshistorie der Dokumente jederzeit nachvollziehbar, auch hier wird die Ablage der Verträge komplett über AWELOS gesteuert. Ebenfalls wird der komplette E-Mailverkehr serverbasiert und rechtskonform in ELO archiviert.

Die Eingangsrechnungen werden direkt in der Zentrale in Köln eingescannt, das Modul ELO DocXtractor klassifiziert die Dokumente z.B. nach OPEX Rechnungen oder Entsorgungsrechnungen und übergibt diese in die entsprechend vordefinierten Workflows. Hierbei werden die extrahierten Kopfdaten mit den dazugehörigen Werten, wie z.B. Vertragsdaten, mit Microsoft Dynamics NAV abgeglichen und unter anderem auch auf den §14 des Umsatzsteuer-Gesetzes (rechtliche Bestimmungen zur Ausstellung von Rechnungen) geprüft. Das Rechnungsmanagement läuft jetzt um ein Vielfaches effizienter, wie Michael Schwehn erzählt: «Die Abbildung des kompletten Eingangsrechnungsprozesses in ELO sorgt für einen schnelleren Rechnungsdurchlauf und der interne Aufwand der Rechnungsprüfung ist erheblich reduziert worden. Darüber hinaus erfüllen wir alle gesetzlichen Vorgaben und können, dank Freigabeprüfungskontrolle, den Lebenszyklus der einzelnen Rechnung jederzeit nachvollziehen.»

Mittlerweile werden monatlich 2'500 Eingangsrechnungen verarbeitet und der Bearbeitungsablauf sicher durch ELO gesteuert. Die dazu realisierten Workflows sorgen dabei nicht nur für die richtige ortsunabhängige Bearbeitung, sondern ermöglichen mit einer Zusatzkomponente der ACTIWARE auch die komplette Bearbeitung der Rechnungsdaten inkl. Kontierung und Übergabe nach Dynamics NAV.

Die Anwenderakzeptanz der neuen ECM-Lösung bei der Reclay Group ist sehr hoch, bestätigt auch Michael Schwehn: