Mit den wachsenden Kunden-, Lieferanten- und Verkaufszahlen stieg auch die Anzahl der Papierbelege, die das Unternehmen über Jahre hinweg in verschiedenen Ordnern abheftete. «Das war schon sehr, sehr viel Papier. Neben den langen Bearbeitungswegen der Belegablage stellte sich vor allem das Wiederfinden bestimmter Belege als grosser Zeitfresser heraus», berichtet IT-Leiter Stephan Ackermann über die Zeit vor der DMS-Einführung.

Um die Geschäftsprozesse in allen Bereichen zu optimieren und die Effizienz des Unternehmens zu steigern, entschied sich die Geschäftsführung der Pfalzmarkt für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.

Auf der Recherche lag der Fokus insbesondere auf dem passenden Dienstleister, der mit lösungs- und prozessorientiertem Denken sowie einer starken NAV-Integration überzeugen konnte.

Ende 2014 starteten die Workshops zur Definition der Belegarchivierung und des Eingangsrechnungsworkflows, die im ersten Schritt des Projekts realisiert wurden. «Durch die langen Bearbeitungswege haben wir in diesen Bereichen früher viel Zeit verloren», verrät IT-Leiter Stephan Ackermann.

Heute stehen dem Pfalzmarkt alle Belege digital zur Verfügung. Die im Workshop definierten Belegarten werden nach dem Druck aus dem ERP-System vollautomatisiert, verschlagwortet und regelbasiert in der automatisch generierten Ordnerstruktur archiviert. Aufwendiger gestaltete sich die Definition des Workflows für die Eingangsrechnungen, der über zahlreiche Knoten verfügt. «Für unsere Buchhaltung ist der Eingangsrechnungsworkflow in Verbindung mit der ECM Suite ein obligatorisches und mächtiges Werkzeug, das durch die E-Mail-Benachrichtigung für verbesserte Bearbeitungszeiten sorgt», beschreibt Stephan Ackermann die Vorteile des Eingangsrechnungsworkflows.

Mit der Einführung des Vertragsmanagements Mitte 2017 realisierte das Unternehmen einen weiteren wichtigen Schritt zum umfassenden Informations- und Handlungsmanagement. Der Pfalzmarkt für Obst und Gemüse eG archiviert seither alle Verträge in der ELO ECM Suite und hinterlegt die jeweilige Vertragslaufzeit. Per Vertragsworkflow erhalten die Mitarbeitenden des Unternehmens eine Information, wenn eine Handlung erforderlich ist – beispielsweise bei einem auslaufenden Vertrag.

Vor allem durch die Archivierung der Altverträge hat das Unternehmen einen grossen Vorteil erfahren. «Wir haben nun den gewünschten zentralen Zugriff auf alle Verträge. Im Laufe der Jahre haben sich so viele Verträge über das komplette Unternehmen angesammelt, dass uns genau dieser zentrale Überblick verloren ging», beschreibt Stephan Ackermann einen der Vorteile des Vertragsmanagements.

Rund 2'500 Eingangsrechnungen - in den Saisonspitzen deutlich mehr - verarbeitet das Unternehmen durchschnittlich im Monat. Noch werden die Rechnungen zentral eingescannt und deren Inhalte per Hand in das ERP-System übertragen. Mit dem ELO DocXtractor - von dem sich IT-Leiter Ackermann «einen grossen Schritt nach vorne» verspricht - führt das Unternehmen Ende 2017 das vollautomatisierte Eingangsrechnungsmanagement ein: von der Erfassung bis zur Buchung. Per OCR-Erkennung werden die Inhalte der Rechnung automatisch erkannt, die Belege entsprechend klassifiziert und deren Inhalte auf Plausibilität geprüft.

«Wir wussten bereits 2014, dass wir den DocXtractor einsetzen möchten. Mit unserer Strategie, Schritt für Schritt das Projekt zu realisieren, haben wir alles richtig gemacht», so Stephan Ackermann abschliessend, der noch einen entscheidenden Tipp für Unternehmen hat, die vor der gleichen Herausforderung stehen: «Man sollte ziemlich genau definieren, was man mit der Lösung erreichen möchte und trotzdem für Vorschläge vom ECM-Anbieter offen sein.»