Neben den durchdachten Lösungen des Unternehmens stellen vor allem die optimierten Abläufe und reibungslosen Schnittstellen die hohen Qualitätsstandards bei der Geilinger AG sicher. Jedoch konnte das Dokumentenmanagement der Geilinger AG, das bislang hauptsächlich als Papier-Archiv fungierte, diesen Ansprüchen nicht genügen. Dringend benötigte Informationen konnten nur mit zeitaufwändigem, manuellem Suchaufwand ausfindig gemacht werden. Unterschiedliche Ablagemethoden der Projektleitenden erschwerten zudem das bisherige Dokumentenmanagement der Geilinger AG. Ein Anspruch auf Vollständigkeit der Daten war aufgrund fehlender Ablagestrukturen im Papier-Archiv nicht möglich. «Es war extrem schwierig, die benötigten Informationen zu beschaffen. Wir konnten die uns entgegengebrachten Ansprüche nicht immer erfüllen», erinnert sich Thomas Vögeli, Leiter Finanzen & Administration bei Geilinger AG.

Um der stetig wachsenden Informations- und Papierflut sowie der damit einhergehenden Minderung der Datenqualität und Auskunftsfähigkeit zu begegnen, entschied sich die Geilinger AG im Jahr 2021, das Papier-Archiv durch ein digitales ECM-System zu ersetzen. Im Rahmen des Auswahlprozesses verfasste die Geilinger AG mehrere Business Cases, die das komplexe Anforderungsprofil des Unternehmens in Gänze abbildeten.

So stellte die intuitive Bedienbarkeit der Lösung ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl des ECM-Systems dar: «Uns war von Anfang an klar, dass ein DMS nur so viel Nutzen bringen kann, wie es auch von den Benutzern akzeptiert und angewandt wird.» Des Weiteren musste die ECM-Lösung nahtlos in die eigene IT-Landschaft der Geilinger AG angebunden werden: Die Kompatibilität mit den unternehmenseigenen Servern, Firewall-Schutz- und BackUp-Routinen sowie die passgenaue Integration in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV rundeten das Anforderungsprofil der Geilinger AG ab. Thomas Vögeli, zuvor als IT-Consultant im Microsoft Dynamics NAV Bereich tätig, konnte mit seinem Expertenwissen die Integrationsmöglichkeiten der zur Auswahl stehenden ECM-Lösungen genauestens beurteilen.

Die Entscheidung für die Einführung von ELO mit ACTIWARE fiel schnell: Neben der kompetenten Beratung und der gemeinsamen Bearbeitung des Business Cases konnte die ELO-Lösung – bestehend aus der ELO ECM Suite, ELO Business Connect (ELO BC) und ELO Business Logic Provider (ELO BLP) – Herrn Vögeli überzeugen. «ACTIWARE hat uns die passende Lösung angeboten. Mit dem ELO BLP konnte unser NAV effizient an die ELO ECM Suite angebunden werden», begründet Thomas Vögeli die Wahl des Digitalisierungspartners ACTIWARE Schweiz.

Mit dem Solution Template Trade, einem auf Best Practice basierenden Einführungsmodell zur Errichtung eines digitalen Rückgrats, bietet ACTIWARE die ECM-Einführung in Rekordzeit. Allerdings erforderte die projektorientierte Arbeitsweise der Geilinger AG eine individuelle Erweiterung des standardisierten Vorgehens. So wurde eine auf das Projektgeschäft zugeschnittene, automatisierte Erstellung von Ablagestrukturen in ELO entwickelt. Sobald ein neues (Bau-)Projekt in Microsoft Dynamics NAV angelegt wird, erfolgt mit der Ablage des ersten Belegs automatisch die Erfassung einer entsprechenden Ablagestruktur in ELO für das jeweilige Projekt. «Unser NAV beinhaltet sehr viele Daten und Strukturen. ACTIWARE hat das Zusammenwirken unserer Daten genaustens untersucht und den passenden Trigger für ELO gefunden», freut sich Thomas Vögeli über die individuelle ERP-Anbindung.

«Viele unserer Mitarbeitenden sind rasch auf die Lösung aufgesprungen. Die Vorteile wurden schnell geschätzt», erinnert sich Herr Vögeli an die Akzeptanz der Nutzer. «Natürlich gibt es vereinzelt auch noch Mitarbeiter, die die Lösung – so gut es geht – vermeiden, weil sie die letzten 20 Jahre anders gearbeitet haben. Die Akzeptanz ist aber steigend und der Nutzen entfaltet sich mit der Zeit. Ich glaube, wir sind auf einem guten Weg», blickt Thomas Vögeli optimistisch auf die einzelnen kritischen Stimmen.

Auch die Effizienzsteigerung wurde schnell von den Mitarbeitenden bemerkt und geschätzt. Besonders die Sidebar unterstützt die Mitarbeitenden der Geilinger AG in ihrer täglichen Arbeit: «Je nachdem, wo wir uns im NAV befinden – sei es auf der Ebene eines Projektes, einer Bestellung, eines Lieferanten etc. – werden uns die dazu abgelegten Dokumente angezeigt und wir können Dokumente zielgerichtet ablegen, ohne wirklich die ELO Software öfter öffnen zu müssen», merkt Herr Vögeli an.

Die Nutzung von ELO soll zukünftig den gesamten Wertschöpfungsprozess des Unternehmens abdecken – von der Akquisition bis zur Baustelle. Daher führt die Geilinger AG derzeit ein Pilotprojekt auf ihren Baustellen durch. Sowohl Microsoft Dynamics NAV als auch ELO stehen den Chefmonteuren und Vorarbeitern aktuell zur Verfügung. Somit können direkt von der Baustelle benötigte Informationen abgerufen, abgelegt und weitergeleitet werden.