Validierung, Extraktion & automatische Prozesse
E-Invoice Validation
Fehlerhafte E-Rechnungen automatisch erkennen und zurückweisen
Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme – ganz ohne Programmierung
Prüfung ohne manuelle XML-Kontrolle
Für Sicherheit im Ein- und Ausgang
Gezielte Validierung
Die Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Aufgabenstellungen: Digitale Rechnungen müssen nicht nur empfangen, sondern zwingend auf ihre Konformität kontrolliert werden. Mit E-Invoice Validation bieten wir Ihnen eine spezialisierte Lösung, die genau hier ansetzt. Sowohl eingehende als auch selbsterzeugte E-Rechnungen können automatisiert gegen offizielle Standards wie EN-16931 oder X-Rechnung verifiziert werden. So stellen Sie sicher, dass ausschliesslich valide Daten die eigenen Kernsysteme sowie die Ihrer Kunden erreichen – ohne manuelle Code-Analyse und ohne Aufwand für Ihre Mitarbeiter*innen.
Sie suchen eine umfassende Gesamtlösung inklusive Freigaben?
Bei dem Modul E-Invoice Validation handelt es sich um unseren Spezialisten für Validierung, Datenextraktion und vorgelagertes Clearing. Wenn Sie darüber hinaus den gesamten Rechnungsdurchlauf digitalisieren möchten, lässt sich das Modul nahtlos zu unserem vollständigen Eingangsrechnungsmanagement erweitern. Dieses deckt den gesamten Prozess ab – von mehrstufigen, KI-gestützten Freigabe- und Kontierungsworkflows bis hin zur rechtssicheren ECM-Archivierung und finalen ERP-Buchung.
Von Eingang bis ERP vollautomatisiert
Eingangsrechnungen sicher verarbeiten
Smarte Validierung & Fehlerschutz im Rechnungseingang
Überlassen Sie die Qualitätskontrolle durchdachten Algorithmen, bevor fehlerhafte Datensätze Ihre Buchhaltung erreichen:
Echtzeit-Validierung (KOSIT & Mustang): Automatische Konformitätsprüfung eingehender XML-Daten nach aktuellen EN-16931-Standards und den deutschen X-Rechnungs-Vorgaben.
Vorgelagertes Clearing (Abweisung): Ungültige E-Rechnungen werden direkt am Prozessstart erkannt und automatisiert abgewiesen. Das hält Ihre nachgelagerten ERP- und Buchhaltungssysteme sauber.
Transparenter Prüfbericht: Detaillierte Validierungsreports sorgen für lückenlose Nachvollziehbarkeit bei jedem einzelnen Beleg.
Präzise Datenextraktion & KI-gestützter Inhaltsabgleich
Strukturierte Datenextraktion: Präzises Auslesen von Kopf-, Fuss- und Positionsdaten, auch in Details.
KI-Inhaltsabgleich (optional): Ein intelligenter Abgleich vergleicht die visuellen PDF-Inhalte (OCR) mit den tatsächlichen XML-Strukturen, um versteckte Abweichungen sofort aufzudecken.
Automatisierte Dublettenprüfung: Direkter Abgleich, z. B. von Kreditor, Rechnungsnummer und -summe bei Prozessstart durch Live-Datenzugriff auf Ihr ERP- oder FI-System.
ERP-Übergabe & Workflowstart
Die Möglichkeiten der ACTIWARE.IO-Plattform schaffen nahtlose Prozesse:
Validierung mit Unternehmensdaten
Start von Prüfungs-Workflows
Übergabe an ERP und FiBu
Optionen:
Visualisierung von X-Rechnungen
Schluss mit unübersichtlichen XML-Zeilen: Unser optionaler Prozessor übersetzt elektronische Codes in lesbare Belege. Flexible Templates bilden selbst anspruchsvolle Datenstrukturen visuell perfekt ab.
Wichtig zu wissen: Diese Funktion dient dem Komfort Ihrer Mitarbeiter*innen. Die steuerrechtliche Wahrheit liegt und bleibt im XML-Datensatz.
Ausgehende Rechnungen: Qualitätssicherung vor dem Versand
Ausgangsvalidierung: Sorgen Sie dafür, dass nur validierte Dokumente Ihr Haus verlassen. Wir prüfen Ihre ausgehenden Belege auf EN-16931-Konformität und verhindern Rückweisungen durch Ihre Kunden oder staatliche Clearing-Systeme.
Die ACTIWARE.IO No-Code Plattform
Maximale Agilität ohne Programmieraufwand
Gesetzliche Vorgaben und Schnittstellen ändern sich kontinuierlich – Ihre IT-Infrastruktur bleibt dank uns stabil. Das E-Invoice Validation Modul basiert vollständig auf der Enterprise No-Code-Plattform ACTIWARE.IO:
Systemunabhängige Integration: Nahtlose Anbindung an Ihre bestehende Systemlandschaft ohne langwierige Programmierprojekte – egal ob DATEV, SAP (ECC, B1, S4/HANA), Microsoft Dynamics (NAV, 365 BC, 365 FO), ABAS, Proalpha, APplus, eGecko, Infor M3 und mehr.
Zukunftssichere Interoperabilität: Die Lösung unterstützt flexibel alle europäisch relevanten Formate wie ZUGFeRD/Factur-X und X-Rechnung.
Schweizer Zahlungsverkehr: Die kompakte Verarbeitung und Validierung des Schweizer Standards Swiss QR-Bill ist bereits nativ integriert.
Autonomie für Fachabteilungen: Die Anpassungen an Workflows oder Datenzuordnungen erstellen Sie einfach und agil per grafischer Modellierung.
Dokumentation & Compliance
Lückenlose Nachweisbarkeit
Nachweisbarkeit ist im modernen Invoicemanagement oberste Pflicht. Hier setzen wir neue Massstäbe für Ihre Betriebsprüfung:
Selbstdokumentierendes System: Die Plattform liefert die komplette Konfiguration und den Prozessnachweis. Einstellungen, Workflow-Modellierungen und Datenquellen werden lückenlos dokumentiert.
Starker Audit-Trail: Jede Verarbeitung, Validierung und Extraktion wird detailgenau festgehalten.
Vereinfachte Verfahrensdokumentation: Die Erstellung und Pflege der notwendigen Dokumente wird spürbar leichter. Sie sparen wertvolle Zeit und gewinnen Sicherheit für das nächste Audit.
Auf einen Blick
Automatische Validierung – Eingehende und ausgehende E-Rechnungen werden nach EN-16931 und KOSIT geprüft.
Fehlerhafte Belege abfangen – Ungültige XML-Strukturen werden vor dem ERP-Eintritt automatisch abgewiesen.
KI-gestützter PDF-XML-Abgleich – Versteckte Abweichungen zwischen Sichtbeleg und Datensatz werden sofort erkannt.
No-Code Integration – Nahtlose Anbindung an SAP, DATEV, Dynamics, ABAS und weitere Systeme, ohne Programmierprojekte.
Live-Dublettenprüfung – Direkter Abgleich mit Ihrem ERP verhindert Doppelerfassungen in Echtzeit.
Lückenlose Dokumentation – Selbstdokumentierendes System mit vollständigem Audit-Trail für jede Prüfung.
Zukunftssicher – Unterstützt ZUGFeRD, Factur-X, X-Rechnung und Swiss QR-Bill.
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