Eingangsrechnungsmanagement mit ELO: von der Erfassung bis zur Buchung

Die Reclay Group ist eine leistungsstarke, erfahrene Unternehmensgruppe im Bereich des Umwelt- und Entsorgungsmanagements. Mit ihren spezialisierten Gesellschaften deckt das Unternehmen die komplette Wertschöpfungskette der Verpackungsentsorgung und -verwertung sowie das Thema Sustainable Management ab.

Als Full-Service-Anbieter in dem dynamischen Markt des Verpackungs- und Umweltmanagements gehören für die Reclay Group umfassende, rechtssichere Beratung sowie reibungsloser Service untrennbar zusammen.

An den Standorten Köln, Herborn und Wien sind zurzeit 130 Mitarbeiter beschäftigt. Die Reclay Group betreut aktuell über 400 Unternehmen aus Industrie und Handel und wächst stetig weiter. Als unabhängige und eigenkapitalfinanzierte Unternehmensgruppe erzielte sie im Geschäftsjahr 2009 einen Umsatz von rund 120 Millionen Euro.

Das volle ECM-Programm

Bei einem erfolgreichen Unternehmen wie der Reclay Group ziehen komplexe Aufgaben und schnelles Wachstum ein nicht zu unterschätzendes Verwaltungswachstum nach sich.

Rund 160 unterschiedliche Dokumententypen pro Mandant - bei 6 vorhandenen Mandanten - sowie umfangreiche digitale und papierbasierte Dokumentenbestände sprechen für sich. Hinzu kommt die rechtliche Pflicht, Verträge zu archivieren und von denen gibt es im Unternehmen reichlich. Die Verantwortlichen beschlossen zu handeln und ein Enterprise-Content-Management (ECM) einzuführen.

Es galt, die komplette IT nahtlos in das ECM zu integrieren, bei gleichzeitiger Abschaffung der Papier- und Fileserverablage. Prozesse sollten automatisiert und die Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden. Kurzum: das volle ECM-Programm.

Zukunftssicherheit, Investitionsschutz und Flexibilität

Im ersten Schritt wurde der Markt analysiert und alle in Frage kommenden ECM-Anbieter unter die Lupe genommen. Schliesslich hat nur ACTIWARE mit ELOenterprise alle Anforderungen abdecken können, wie Michael Schwehn, Leiter IT bei der Reclay Group bestätigt: „ACTIWARE hat uns mit der Flexibilität von ELOenterprise überzeugt.

Mit der Lösungssuite AWELOS lassen sich nahezu alle unsere Anforderungen umsetzen. Wir sind begeistert von der einzigartigen Integrationsmöglichkeit von ELO in ERP und CRM und der damit verbundenen Zukunftssicherheit des Systems. Ganz ohne Programmierung können wir selbst die Integrations- und Verarbeitungsregeln anpassen. Genauso haben wir uns das vorgestellt.“

Nach der Pilotinstallation im August 2009 ist die ECM-Lösung pünktlich am 09.12.2009 in den Echtbetrieb übernommen worden. Zeitgleich wurden erst einmal ca. 15 Mitarbeiter geschult und mit der Software vertraut gemacht, mittlerweile arbeiten bereits 95 Personen mit ELO.

Ganzheitliche Sicht auf umfangreiche Vorgänge

Die Reclay Group nutzt das webbasierte CRM Selligent. Selligent ist mit AWELOS bidirektional in das ELO ECM integriert worden, das bedeutet, dass alle im Selligent erzeugten Dokumente automatisch in ELO übernommen und dort archiviert werden. Alle Informationen aus ELO werden darüber hinaus ganzheitlich auch in Selligent angezeigt: Mitarbeiter sehen dort beispielsweise Dokumente aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV oder auch Verträge und Angebote.

Hierzu ist natürlich ebenfalls das ERP-System Dynamics NAV über AWELOS mit ELO verzahnt worden. Alle in NAV erzeugten Dokumente werden über die automatische Druckdatenverarbeitung regelbasiert verarbeitet und im ELO ECM abgelegt. AWELOS integriert bei Reclay ganzheitlich auch Scandokumente zu Geschäftsvorfällen in NAV oder Selligent, das können z.B. Testierungen, Zertifikate, E-Mails oder aber auch Dialogdokumente aus dem Filesystem und Microsoft Office sein.

Um alle Anforderungen im Vorfeld zu erfassen und einen gelungenen Projektablauf zur ermöglichen hat ACTIWARE im Vorfeld eine Aufnahme der komplexen Dokumentenorganisation und inhaltlichen Anforderungen durchgeführt. Schliesslich setzt die Reclay Group keine NAV-Standard-Lösung ein, sondern eine individualisierte Branchenlösung, d.h. es mussten viele spezielle Tabellen, individuelle Logiken und Reports berücksichtigt werden. Aufgrund der Masse der Reports in NAV und der Anzahl der Dokumententypen und Mandanten war das Projekt eine Herausforderung: „Umso erstaunlicher, wie einfach letztendlich das im Fachkonzept und Projektplan vorgedachte mit AWELOS umgesetzt werden konnte“, begeistert sich Michael Schwehn. Die Reclay Group bildet auch ihr Vertragsmanagement in ELO ab. Verträge sind jetzt mit ELO sicher archiviert. Dank Versionierung ist die Änderungshistorie der Dokumente jederzeit nachvollziehbar, auch hier wird die Ablage der Verträge komplett über AWELOS gesteuert. Ebenfalls wird der komplette E-Mailverkehr serverbasiert und rechtskonform in ELO archiviert.

Hochautomatisierte Eingangsrechnungserfassung

Die Eingangsrechnungen werden direkt in der Zentrale in Köln eingescannt, das Modul ELO DocXtractor klassifiziert die Dokumente z.B. nach OPEX Rechnungen oder Entsorgungsrechnungen und übergibt diese in die entsprechend vordefinierten Workflows. Hierbei werden die extrahierten Kopfdaten mit den dazugehörigen Werten, wie z.B. Vertragsdaten, mit Microsoft Dynamics NAV abgeglichen und unter anderem auch auf den §14 des Umsatzsteuer-Gesetz (rechtliche Bestimmungen zur Ausstellung von Rechnungen) geprüft. Das Rechnungsmanagement läuft jetzt um ein Vielfaches effizienter, wie Michael Schwehn erzählt: „Die Abbildung des kompletten Eingangsrechungsprozesses in ELO sorgt für einen schnelleren Rechnungsdurchlauf und der interne Aufwand der Rechnungsprüfung ist erheblich reduziert worden. Darüber hinaus erfüllen wir alle gesetzlichen Vorgaben und können, dank Freigabeprüfungskontrolle, den Lebenszyklus der einzelnen Rechnung jederzeit nachvollziehen.“

Mittlerweile werden monatlich 2500 Eingangsrechnungen verarbeitet und der Bearbeitungsablauf sicher durch ELO gesteuert. Die dazu realisierten Workflows sorgen dabei nicht nur für die richtige ortsunabhängige Bearbeitung, sondern ermöglichen mit einer Zusatzkomponente der ACTIWARE auch die komplette Bearbeitung der Rechnungsdaten inkl. Kontierung und Übergabe nach Dynamics NAV.

Die Anwenderakzeptanz der neuen ECM-Lösung bei der Reclay Group ist sehr hoch, bestätigt auch Michael Schwehn: „Denn schliesslich haben sich die Arbeitsstapel der Mitarbeiter deutlich verringert und durch die steigende Effizienz ist auch eine Arbeitserleichterung spürbar. Viele Vorgänge wie z.B. dasGutschriftenverfahren mit den Lieferanten oder eben die Rechnungsbearbeitung laufen vollautomatisiert ab. Die schnelle Suche tut ihr übriges, denn Vorgänge stehen mandantenübergreifend zur Verfügung.“