Mode & Einzelhandel
Lieferantenunterscheidung und automatische Zuordnung von Rechnungen an Filialen und Abteilungen
ELO ECM Suite, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect
"Die Präsentation von ELO vor unserer Buchhaltungsabteilung hat uns wirklich gefallen. ELO erschien uns im Vergleich am benutzerfreundlichsten und intuitivsten."
Das von Familie Burger geführte mittelständische Unternehmen Paul Kehl Zürich (PKZ), mit Hauptsitz in Urdorf blickt auf eine 140-jährige Geschichte zurück. Mit rund 650 Mitarbeitern, verteilt auf rund 40 Filialen ist die Modehauskette ein renommierter Akteur in der Schweizer Einzelhandelsbranche.
Die Verarbeitung eingehender Dokumente war bei PKZ bislang mit Handarbeit und langwierigen Freigabeprozessen verbunden. So wurde eine Rechnung zunächst ausgedruckt und auf manuellem Wege papierbasiert geprüft und freigegeben. Anschliessend wurde sie von der Finanzbuchhaltung in SAP erfasst und physisch abgelegt. Bei rund 40.000 Rechnungen pro Jahr war der Prozess äusserst aufwendig und fehleranfällig. Diese Probleme sollten mit Hilfe eines digitalen Eingangsrechnungsmanagements gelöst werden. Zusätzlich war es PKZ wichtig, die Papierflut mit einem modernen DMS einzudämmen, um ihre Finanzbuchhaltung nachhaltiger aufzustellen.
Das unterschiedliche Handling von Lieferanten war ein wichtiges Kriterium in der Auswahl der Prozessplattform: Um sämtliche Skontofristen zu nutzen, werden Rechnungen von Hauptlieferanten direkt bezahlt und im Anschluss geprüft. Rechnungen von Nebenlieferanten müssen vor Ausgleich einer kompletten Prüfung unterzogen werden. Im Gesamtablauf mussten wichtige Besonderheiten des qualitätsbewussten Retailers berücksichtigt werden.
Mit diesen Voraussetzungen begab sich PKZ im Jahr 2021 auf die Suche nach einem DMS und einem Partner, der diesen Herausforderungen gewachsen war.
Um den passenden Digitalisierungspartner zu finden, liess sich PKZ Lösungen von insgesamt vier DMS-Anbietern vorstellen. Über mehrere Offertenrunden und Auswahlprozesse hinweg entschied sich PKZ schliesslich für eine Zusammenarbeit mit ACTIWARE Schweiz und die Einführung von ELO.
Für diese Entscheidung waren mehrere Punkte ausschlaggebend:
Die ELO ECM Suite punktete mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche, der intuitiven Menüführung und flexiblen Erweiterbarkeit. Die ACTIWARE Schweiz überzeugte durch ihr Einführungskonzept mit einer guten Kosten-Nutzen-Bilanz.
Für PKZ waren sowohl die gestalterischen Freiheiten als auch die Zukunftssicherheit der Lösungen von ACTIWARE Schweiz wichtig. Einerseits sollte das in der Finanzbuchhaltung im Einsatz befindliche SAP ECC ERP voll integriert werden, andererseits wünschte sich PKZ auf lange Sicht von SAP ECC unabhängig zu werden. Diesen Wunsch konnte ACTIWARE Schweiz mithilfe der Enterprise No-Code und Integrationsplattform ELO Business Logic Provider (ELO BLP) erfüllen und setzte sich dadurch deutlich von den Mitbewerbern ab.
Die Rechnungseingangsverarbeitung wurde mit ELO DocXtractor, ELO BLP und der Business Solution ELO Invoice digitalisiert.
ELO BLP organisiert den Dokumentenimport, z.B. aus E-Mails, und stellt benötigte Datenquellen für Dokumentenerkennungen bereit. Diese nutzt der ELO DocXtractor, um die aus Rechnungen enthaltenen Informationen zu prüfen und Daten für den Rechnungsprozess zu gewinnen.
Das System wurde von ACTIWARE Schweiz so trainiert, dass es besondere Angaben im Adressbereich der Rechnung erkennt und sie einer bestimmten Filiale oder Abteilung zuordnet. Wenn Lieferanten mehrere Abteilungen beliefern, werden Rechnungen automatisch der richtigen Abteilung zugeführt. Dabei wird auch berücksichtigt, dass die Rechnungen bestimmter Lieferanten ausschliesslich einer Abteilung zugeordnet werden.
Die händische Prüfung von Rechnungen ist durch den Einsatz der Business Solution ELO Invoice nicht mehr notwendig: Geschäftsvorfälle, die nicht den Vorgaben entsprechen oder für eine intensive Prüfung aufgrund ihrer Datenkonstellation vorgesehen sind, werden durch die Abläufe den jeweils zuständigen Bearbeitern im Workflow zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt.
Zur schnellen Bezahlung von Rechnungen wurden Lieferanten unterschiedlichen Kategorien (Haupt- und Nebenlieferanten) zugeordnet. Je nach Kategorie wird bei PKZ ein anderer Rechnungsverarbeitungsprozess gestartet. In beiden Fällen werden die ELO basierten Fachverfahren mit Daten aus SAP ECC ERP unterstützt, die ELO BLP bereitstellt. „Das funktioniert und ist sehr erfreulich! Früher mussten unsere Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung verschiedene Listen manuell abgleichen, um zu beurteilen, ob eine Vollprüfung oder Stichprobe erforderlich war. Heute führt ELO diese Beurteilung für uns durch und wir konnten den Prozess stark optimieren“, freut sich Herr Hasler.
Eine weitere Funktion rundet das optimierte Eingangsrechnungsmanagement ab: Lieferanten können nun mit einer Buchungs-, Einkaufs- oder Zahlungssperre versehen werden. Wenn eine Rechnung eines solchen Lieferanten eintrifft, erhalten Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung eine Benachrichtigung. Dies ermöglicht der Finanzbuchhaltung individuell auf diese Rechnungen zu reagieren und verhindert, dass sie automatisch weiterverarbeitet werden. Durch diese Massnahmen konnten mehrere potenzielle Fehlerquellen im Rechnungsbearbeitungsprozess eliminiert werden.
Sowohl die Akzeptanz der neuen Lösung als auch die Bewertung der Benutzerfreundlichkeit ist „wirklich sehr gut“ erzählt Herr Hasler und ergänzt zufrieden: „Auch die Unternehmenszentrale ist sehr erfreut darüber.“
Bei der täglichen Nutzung der ELO ECM Suite lernten die Mitarbeiter von PKZ viele weitere Features schätzen, z.B. die automatischen Texterkennung, die selbst komplexe Dokumente zuverlässig erkennt, automatische E-Mail-Benachrichtigungen über wichtige Änderungen sowie ein reibungsloses zweisprachiges Arbeiten über unterschiedliche Sprachregionen.
Ein besonderes Highlight ist zudem die automatische Dokumentation von Prozessabläufen „Es ist jetzt jedes Dokument und jeder Schritt einsehbar. Dadurch sind wir im neuen Jahrhundert angekommen und können einer Steuerrevision beruhigt entgegensehen“, resümiert Herr Hasler.
Auch die „Zeitkiller“, wie Herr Hasler die vormals manuelle Ablage und das Durchsuchen von Rechnungen nennt, sind passé: „Wir haben die Ablage nun wirklich gut im Griff. Man weiss immer, wo man alles findet. Das freut uns wirklich.“
Auch bei der Betreuung durch ACTIWARE Schweiz fühlte sich Herr Hasler sehr gut aufgehoben: „Als Fachteam waren wir im ganzen Projekt dabei. So konnten wir alles von Beginn an einschätzen und waren direkt überzeugt, dass die Prozesse schneller, einfacher und viel besser geworden sind. Wir haben sinnvolle Lösungen erarbeitet und das, was wir uns von dem Projekt gewünscht haben, hinbekommen.“ Gerade die Zusammenarbeit zwischen der IT und den Fachabteilungen bei ACTIWARE Schweiz wurde transparent kommuniziert, sodass sich PKZ jederzeit sehr gut verstanden und abgeholt fühlte. Selbst bei komplexen Abläufen und Prozessen wurde immer eine passende Lösung gefunden. „Unsere Erwartungen wurden auf jeden Fall erfüllt“, resümiert Herr Hasler.
Als nächstes Projekt strebt PKZ die Automatisierung der Gutschriftenprozesse von Warenrechnungen und Retouren an. Auf lange Sicht besteht auch die Möglichkeit das Vertragsmanagement und das Personaldossier mithilfe der ELO Business Solutions zu digitalisieren.
