Über ein Jahrhundert Spitzenleistung und Qualität

Die Ferrum AG ist ein renommiertes Familienunternehmen mit über 100 Jahren Erfahrung in der Fertigung von Dosenverschliessern und Zentrifugen. Mit ihrem Hauptsitz in der Schweiz und Partnern sowie Vertretungen weltweit ist die Unternehmensgruppe international bekannt.

Bereits seit Jahrzehnten gilt die Ferrum AG als Synonym für Spitzenleistung und Qualität – aus gutem Grund: Das Unternehmen garantiert mit dem langjährigen Know-how seiner 800 Mitarbeitenden, richtungsweisender Technologie und Innovationskraft höchste Qualitätsstandards bei der Herstellung seiner Premium-Produkte.

Vom Papier-Archiv zum digitalen Dokumentenmanagement

Um auch weiterhin mit den steigenden Ansprüchen an Qualität und Innovation Schritt halten zu können, entschied sich Ferrum für die Optimierung und Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse. Ein besonderer Fokus lag hierbei auf der Umstellung der papierbasierten Verarbeitung eingehender Dokumente auf ein digitales Enterprise Content Management (ECM) – mit automatisiertem Eingangsrechnungsmanagement.

Ferrum sah sich mit einer regelrechten Informationsflut konfrontiert: Täglich mussten rund 600 eingehende Dokumente verarbeitet werden. Ohne ein effizientes, digitales Dokumentenmanagement und einheitliche Regelungen zur Ablage und Verarbeitung war dieses Pensum nur schwer zu bewältigen: „Die Ablage erfolgte unkoordiniert – entweder direkt in unserem ERP oder im Filesystem. Eine Vielzahl an Rechnungen wurde noch in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch gereicht. Daher mussten wir oft nach Rechnungen suchen. Das war sehr zeitaufwendig“, erinnert sich Roger Leimer, CIO von Ferrum. Besonders die Abteilungen Finance, Export, Kundendienst und Einkauf, die Herr Leimer als „Dokumentenschwergewichte“ bezeichnet, sollten rasch von den Vorteilen digitaler Arbeitsprozesse profitieren.

Mit ACTIWARE Schweiz den richtigen Digitalisierungspartner an der Seite

Um eine passende ECM-Lösung und einen geeigneten Digitalisierungspartner zu finden, setzte das Unternehmen auf die Erstellung eines ausführlichen Kriterienkatalogs. Ein wichtiges Auswahlkriterium hierbei: die nahtlose Integration der ECM-Lösung in das bestehende ERP PSIpenta. Nachdem Ferrum mit mehreren Anbietern im Austausch stand, traf das Team um CIO Roger Leimer schließlich die Entscheidung, mit der ACTIWARE Schweiz zusammenzuarbeiten: Die ACTIWARE Schweiz konnte die Ferrum AG nicht nur mit der ELO ECM Suite, sondern auch mit ihrer Expertise in der nahtlosen Integration an PSIpenta und weitere Drittsysteme, wie das Exportsystem EasyExport überzeugen.

Digitaler Rechnungseingang mit intelligenter Erkennung

Neben der Digitalisierung des Papier-Archivs sollte auch der Rechnungseingangsprozess optimiert werden. Die händische Abwicklung eingehender Rechnungen war bislang mit hohem manuellem Aufwand sowie nicht transparenten Arbeitsschritten verbunden. Daher entschied sich Ferrum gemeinsam mit ACTIWARE Schweiz für den Einsatz der Business Solution ELO Invoice – eine Softwarelösung zur effizienten und kollaborativen Rechnungsverarbeitung.

Die Rechnungsverarbeitung erfolgt nun automatisiert – angefangen beim Rechnungseingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zur Freigabe wird der gesamte Lebenszyklus digital über ELO abgebildet. Durch den Einsatz des Moduls ELO DocXtractor werden eingehende Rechnungen automatisch erkannt und relevante Daten für die fachliche Weiterverarbeitung extrahiert. Der ELO DocXtractor überführt hierzu die Inhaltsdaten der Rechnungen vollständig in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse und arbeitet dabei nahtlos mit dem ERP-System PSIpenta zusammen.

Mit ELO konnte Ferrum die Bearbeitungszeiten von Rechnungen um bis zu 75 Prozent senken: „Die Durchlaufzeit hat sich massiv verkürzt. Während die Rechnungsbearbeitung vor dem Einsatz von ELO noch 20 Arbeitstage in Anspruch genommen hat, liegen wir nun bei ca. 5 Werktagen“, berichtet Roger Leimer. Lange Liege- und Bearbeitungszeiten gehören somit der Vergangenheit an: Die Mitarbeitenden von Ferrum können jederzeit einsehen, wo und bei wem sich Rechnungen befinden. Herr Leimer ergänzt: „Wir haben gemeinsam mit der ACTIWARE Schweiz eine durchgängige Dokumentenwelt erarbeitet und die benötigte Effizienz und Transparenz gewonnen.“

ELO Business Connect überzeugt

In der täglichen Arbeit ist es vor allem das Modul ELO Business Connect (ELO BC), das die Mitarbeiter von Ferrum überzeugt. Durch den Einsatz von ELO BC ist die Einzelrecherche nach Daten in verschiedenen Anwendungen – wie z.B. ERP- oder CRM-System – nicht mehr notwendig. Die mitgelieferte Sidebar integriert sich nahtlos in den Bildschirm der Mitarbeiter und bietet vorgangsbezogene Aktionsmöglichkeiten, wie die Suche nach Dokumenten, das Archivieren per Drag & Drop uvm. Mit der Sidebar greifen alle Funktionen nahtlos ineinander und ermöglichen so eine effiziente Unterstützung in der täglichen Arbeit. „Die Möglichkeiten der Sidebar waren ein großes Plus. Die Vollständigkeit und der Funktionsumfang haben uns überzeugt. Die Sidebar ist ein sehr effizientes Tool, man hat zu einem Vorgang, in dem man steht, gleich den Kontext und kann dazu direkt etwas ablegen“, bringt Herr Leimer die Vorteile der Sidebar auf den Punkt.

Schnell einsatzbereit, intuitiv bedienbar

Besonders die agile Vorgehensweise bei der Projektrealisierung überzeugte das Team um Herr Leimer: In Abstimmung mit ACTIWARE Schweiz entschied sich Ferrum für ein iteratives Vorgehen bei der Einführung von ELO. Dabei wurden interdisziplinäre Teams gebildet, die die ELO-Lösungen schrittweise in sogenannten Use Cases testeten, um sich peu à peu mit der Digitalisierungslösung vertraut zu machen. Die ACTIWARE Schweiz führte zudem vor Ort Schulungen, Tests und Workshops durch, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden der Ferrum AG binnen kürzester Zeit effektiv mit den Lösungen arbeiten können. „Die Schulungen waren eine super Grundlage. ELO ist aber auch intuitiv bedienbar. Ich konnte mich auch immer bei der ACTIWARE Schweiz zurückmelden, wenn irgendwas doch nicht klar war oder noch was aufgetaucht war”, erzählt Rebecca Ganz, IT-Projektmanagerin bei Ferrum.

ACTIWARE Schweiz punktet mit Kundenbetreuung

Auch die Zusammenarbeit mit der ACTIWARE Schweiz hat bei Frau Ganz und ihren Arbeitskollegen einen positiven Eindruck hinterlassen: „Der Support kann mir jederzeit helfen, Fehlerquellen zu identifizieren und meldet sich auch immer superschnell zurück. Bei komplexeren Anliegen, die sehr spezifisch auf unsere Einrichtung zugeschnitten sind, kann ich mich an das Consulting-Team wenden und da kommen wir auch ziemlich gut voran.”

Optimale Grundlage für ERP-Wechsel

Im nächsten Schritt plant das Ferrum einen Wechsel des ERP-Systems. Das Unternehmen hat hierfür bereits eine ideale Basis geschaffen: Die Lösungen rund um ELO ECM können nahtlos an das zukünftige ERP-System angebunden werden. Somit wird sichergestellt, dass der Übergang reibungslos vonstattengeht und die optimierten Arbeitsprozesse fortgesetzt werden können.