HERZOG GmbH vereint Tradition und Innovation

Seit 1861 entwickelt und produziert HERZOG Flecht- und Spulmaschinen. Das Familienunternehmen mit Sitz in Oldenburg zählt zu den weltweiten Technologie- und Marktführern. 1951 konstruierte und baute HERZOG die weltweit erste Flechtmaschine mit Ölbad und stellte 2007 die zu diesem Zeitpunkt grösste Flechtmaschine der Welt her. Zwölf Spulen mit jeweils 1,4 Tonnen Material produzieren bis heute stündlich 165 Meter geflochtenes Seil. Für die Lieferung in die Vereinigten Staaten waren zehn Container und die Vergrösserung der Produktionshalle des Kunden nötig.

Mit den HERZOG Maschinen - deren Teile das Unternehmen zum grössten Teil auf ihren 13.000 m² Produktionsfläche selbst herstellt - werden unter anderem Schnürsenkel, Leinen für Fallschirme und Wasser-Ski sowie hochfeine Angelschnüre aus High-Tech-Fasern durch die HERZOG-Kunden produziert. Die technische Ordnung in der Automobilbranche wäre ohne geflochtene Schläuche undenkbar. Und auch die professionelle Fischerei und Seefahrt ist ohne die geflochtene Produkte - wie beispielsweise Ankerleinen, Netze und Tauwerke - nicht möglich. Überall kommen die geflochtenen Seile zum Einsatz.

proALPHA ERP - das Hauptwerkzeug im Unternehmen

Bereits seit 1996 setzt HERZOG auf die ERP-Lösung proALPHA. Der ERP-Anbieter ist zuverlässiger Partner für den Mittelstand, so auch für das Maschinenbau-Unternehmen aus Oldenburg. „proALPHA ist und bleibt unser Hauptwerkzeug. Wir erzeugen dort alle Belege“, berichtet Einkaufsleiter Ingo Lange, der seit 1990 im Unternehmen ist.

Bevor mit der ersten DMS-Lösung von proALPHA erste Prozessoptimierungen im Bereich der digitalen Archivierung stattfanden, druckten die Mitarbeiter des Unternehmens alle Belege aus und hefteten diese „in tausenden von Ordnern voller Papier“ ab.

„Mit unserer ersten Dokumentenmanagement-Lösung sind wir schnell an unsere Grenzen gestossen. Die Dokumente wurden immer mehr und auch die Benutzerfreundlichkeit der proALPHA-DMS-Lösung war nicht optimal“, beschreibt der Einkaufsleiter den Auslöser eine neue Lösung für DMS bzw. ECM zu finden.

Anbieter mit proALPHA-Referenz gesucht und gefunden

Die höchste Priorität auf der Suche nach neuer ECM-Software und dem passenden Anbieter lag auf der proALPHA-Integration. Per Internetrecherche informierte sich das ECM-Projektteam der HERZOG GmbH über die verschiedenen DMS-Lösungen und begrenzte die Auswahl im ersten Schritt auf drei Software-Lösungen, unter anderem die ECM-Lösung von ELO.

Im zweiten Schritt fokussierten Ingo Lange und sein Team die ECM-Anbieter. Die Integration der Softwarelösung mit dem ERP-System proALPHA musste durch den Anbieter gewährleistet sein.

Die Entscheidung für ACTIWARE fiel während eines Besuches bei einem Referenzkunden in der Nähe von Hannover. „Auf dem Papier kann man ja immer viel schreiben“, lacht der Einkaufsleiter, „doch beim Besuch des ACTIWARE-Referenzkunden haben wir die Integration von ELO mit proALPHA in der Praxis gesehen und waren alle begeistert!“

Schnelle ELO ECM-Realisierung „mit allem was man braucht“

Im Oktober 2016 startete die Projektrealisierungsphase mit Workshops in denen das ECM-Team von HERZOG gemeinsam mit dem ACTIWARE-Projektleiter unter anderem die Ablagestrukturen und die Rechte definierte, proALPHA über die To-Dos der Schnittstellenbereitstellung informierte und die Datenmigration plante.

Seit April 2017 arbeitet die HERZOG GmbH mit der ELO ECM Suite. Im Einkauf und Vertrieb werden unter anderem Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen archiviert, die allesamt in proALPHA erzeugt werden. Die Geschäftsführung verwaltet zusätzlich Personaldokumente und sogar die Produktion profitiert von der neuen ECM-Lösung. Mit nur einem Mausklick werden sogenannte Sägelisten erstellt, die die Einzelteile eines Produktionsgegenstandes detailliert in einer Excelliste aufführen.

Derzeit verarbeitet das Oldenburger-Unternehmen rund 250 Dokumente täglich und hat inklusive der Datenmigration aus dem DMS von proALPHA über 400.000 Dokumente im Archiv.

Reklamationsverwaltung komplett in ELOprofessional integriert

„Eine absolut positive Veränderung“, wie Ingo Lange bestätigt, ist für das Maschinenbau-Unternehmen das Reklamationsmanagement, welches vollumfänglich in ELO integriert ist. In der CONNECT-Sidebar wurde dafür die Kachel „Erstellung Reklamation“ hinzugefügt, welche mit einem Formularworkflow verknüpft ist. Durch die 360°-Integration in proALPHA werden die Kunden- und Maschinendaten automatisch in das passende Formularfeld eingefügt.

Der Mitarbeiter trägt anschliessend die Reklamationsinformationen ein und startet den nächsten Workflowknoten an. Der gesamte Reklamationsvorgang wird in ELO zum Kunden sowie der Maschine archiviert, sodass die Nachweisbarkeit gegeben ist.

Die Workflows konfiguriert Ingo Lange - wie auch die Ablagestrukturen - im sogenannten Designer des Moduls ELO BLP selbst. Programmierkenntnisse sind für die Workflow- und Ablagekonfiguration nicht notwendig.

Die CONNECT-Sidebar ist die „Sahne auf der Torte“

Das Modul ELO Business Connect (ELO BC) integriert sich als Sidebar in den Desktop des Mitarbeiters und ermöglicht das Managen von Informationen. Die Nutzung verschiedener Anwendungen ist mit dem Einsatz von ELO BC nicht mehr notwendig, da Dokumente und Informationen systemübergreifend (ERP, ELO, etc.) in der ELO BC-Sidebar angezeigt werden.

Die Kacheln in der BC-Sidebar haben verschiedene Handlungsmöglichkeiten hinterlegt. Unter anderem können auf Knopfdruck vorgangsbezogene Dokumente (wie E-Mail, Brief, etc.) erstellt, per Drag&Drop archiviert und im Volltext gesucht werden.

„Die BC-Sidebar optimiert zahlreiche unserer Prozesse“, berichtet Ingo Lange, „Prozesse für die wir früher zehn Klicks benötigt haben, erledigen wir heute mit einem. Die Bedienungsfreundlichkeit ist sehr gut und wir erhalten auf einen Blick alle benötigten Informationen - aus ELO und proALPHA.“

Von der Einführung bis heute - ein voller Erfolg

„Unsere Erwartungen wurden bereits während der ECM-Einführung erfüllt. Mittlerweile haben die Lösungen diese sogar übertroffen. Unser Team arbeitet gerne mit ELO und der intuitiven CONNECT-Sidebar. Jeden Tag lernen wir dazu und inzwischen erhalte ich sogar proaktiv Vorschläge meiner Kollegen“, fasst der Einkaufsleiter - der in seiner Abteilung die Produktivität seines Teams gesteigert und keine Dokumente mehr auf Papier hat - rundum zufrieden zusammen.